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Zeitfresser „Schreiben“: Im Team geht’s schneller

Bild: PolaRocket/photocase.de

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[Ein Gastbeitrag von Nadja Buoyardane und Franziska Nauck.] Ganz gleich, ob wir angestellt oder selbständig arbeiten: Wir haben eigentlich immer zu viel zu tun. Entsprechend kostbar ist jede Viertelstunde unserer Zeit. Vor allem für diejenigen unter uns, die in Teilzeit arbeiten. Hier ist jede Minute Arbeitszeit doppelt wertvoll. Und dann kommen wir mit dem Text, an dem wir arbeiten, nicht voran; dauert das Schreiben mal wieder viel länger als geplant … Das muss doch irgendwie schneller gehen!? Geht es auch. Wenn wir im Team schreiben.

Bild: PolaRocket/photocase.de

Schreiben macht für die meisten von uns „Business Ladys“ einen ganz erheblichen Teil unserer Arbeit aus. Die vielen E-Mails, Konzepte, Blogartikel, Newsletter, Marketingtexte, Angebote und und und, die wir täglich versenden, müssen ja schließlich geschrieben werden. Klar, Schreiben braucht seine Zeit. Das wissen wir alle. Aber oft brauchen wir viel länger, als eigentlich nötig wäre.

Woran das liegt? Hier sind nur ein paar der Gründe:

  • Unsicherheit: Leider ein Problem, das vor allem uns Frauen betrifft. Mangelndes Selbstvertrauen, ob unsere Arbeit wirklich gut genug ist. Das lässt uns oft zögern, einen Text für fertig zu erklären und loszulassen. Das führt direkt zum nächsten Punkt. Nämlich …
  • Perfektionismus: Dazu müssen wir eigentlich nichts sagen, oder? Wir tun es doch. Hier greift auch beim Schreiben das gute alte Pareto-Prinzip: Rund 80 Prozent einer Arbeit erledigen wir mit 20 Prozent des Aufwands. Um auf 100 Prozent zu kommen, benötigen wir die restlichen 80 Prozent der Arbeitszeit. Wer also 100 Prozent abgeben will, braucht wesentlich länger als jemand, der sich mit 80 Prozent zufrieden gibt.
  • Mangelndes Handwerkszeug: Schreiben haben wir doch in der Schule gelernt, oder? Falsch. In der Schule haben wir gelernt, wie wir Sätze aneinanderreihen. Wir haben nicht gelernt, wie wir effizient schreiben. Mit den richtigen Techniken kann man sich das Schreiben deutlich erleichtern. Und diese kann man eben lernen.
  • Aufschieben: Eine Folge der oben genannten Gründe. Hand aufs Herz: Wer von euch schiebt nie auf? Wir halten uns lieber noch etwas länger mit den Vorbereitungsarbeiten auf, müssen unbedingt noch ein bisschen mehr recherchieren, nur damit wir nicht mit der harten Textarbeit beginnen.
  • Schreibfrust: Hierin kulminieren alle Schreibwidrigkeiten – und nichts geht mehr.

Was hilft? Schreibt im Team!

Die richtige Schreibpartnerin: Stärken kombinieren

Um den oben genannten Zeitfressern aus dem Weg zu gehen, gibt es eine – wie wir finden – sehr einfache und schnell umzusetzende Lösung: Such Dir eine Sparringspartnerin. Eine Kollegin, eine Freiberuflerin aus deinem Netzwerk, eine Freundin, mit der du gemeinsam an euren jeweiligen Texten arbeitest.

Warum spart dir das Zeit, wenn du nun sogar noch die Texte einer Kollegin kommentieren sollst? Schreiben im Tandem heißt, die eigenen Schwächen auszugleichen und einen frischen Blick auf den Text zu bekommen. Du kennst das sicher: In einem anderen Text fällt dir viel schneller auf, was noch optimiert werden könnte, als in deinem eigenen. Außerdem bist du gezwungen, deinen Text früher los zu lassen, denn deine Partnerin wartet darauf. Gleichzeitig weißt du, dass sie an dem Text arbeiten, dir Feedback geben wird und du nicht die ganze Arbeit alleine leisten musst.

Damit es ausgeglichen ist, suche dir eine Partnerin, für deren Business das Schreiben einen ähnlichen Stellenwert hat wie für dich. Die also in etwa so viele Texte schreiben muss wie du. Damit stellt ihr sicher, dass das Verhältnis von Feedback-Geben und -Nehmen ungefähr ausgeglichen ist.

Hab keine Angst vor einer Schreibpartnerin, die völlig andere Stärken und Schwächen hat als du! Denn gerade beim Schreiben ist das häufig sehr produktiv. Schließlich müssen wir viele unterschiedliche Anforderungen gleichzeitig erfüllen: interessante Ideen entwickeln, logisch und strukturiert denken, elegant und lebendig formulieren und dabei den Leser im Blick behalten. Hinzu kommen Rechtschreibung, Grammatik und lesefreundliche Formatierung. Kaum jemand kann all dies gleich gut. Da ist es perfekt, wenn wir mit jemandem zusammenarbeiten, der uns ergänzt.

Teamwork entlastet: Wie sieht das praktisch aus?

Ein ganz konkretes Beispiel: Wir bei Business-Schreibkurse arbeiten seit zwei Jahren im Team. Dabei haben wir gemerkt: Zu zweit zu arbeiten erhöht unser beider Text-Output. Wir sind gemeinsam einfach schneller als jede allein. Das liegt daran, dass wir mit unseren jeweiligen Stärken die Schwächen der anderen (oder die Schritte, die die andere einfach nicht gerne macht) ausgleichen.

Und das sieht so aus: Nadja ist es als Texterin gewohnt, Texte schnell und ohne Hemmungen rauszuhauen. Sie weiß aber auch, dass ihr der Feinschliff nicht so liegt: viel zu viel Detailkram, mühsam und ein bisschen langweilig. Deshalb ist sie dankbar, dass sie Franziska im Team hat. Die Lektorin, die (fast) jede Ungereimtheit, jedes falsch gesetzte Zeichen aufspürt und einen Heidenspaß am Polieren hat. Sie wiederum zweifelt mehr und braucht ein bisschen länger für den Erstentwurf.

Teamwork entwickelt das eigene Schreiben weiter

Am Anfang war die Arbeitsteilung klar: Nadja schreibt die Rohfassung, Franziska überarbeitet. Mittlerweile wechseln wir die Rollen, je nach Thema und Terminkalender. Denn, und das ist das Geniale am Schreiben im Team: Wir schauen uns die Stärken voneinander ab.

Mittlerweile kann auch Franziska mal in 30 Minuten locker einen Newsletter entwerfen und die Rohfassung dann einfach an Nadja schicken. Das fiel ihr anfangs noch schwer. Denn ihre innere Perfektionistin wollte den Text festhalten, daran feilen – auch wenn es erst mal nur an die Kollegin ging. Doch sie hat gemerkt: Es ist effizienter, wenn Nadja daran weiterarbeitet, als den Text noch feinpolieren zu wollen. Dann kommen die Kinder aus der Schule, die Arbeit muss unterbrochen werden und der Text bleibt bis zum nächsten Tag liegen. Stattdessen schickt sie den Text einfach rüber mit dem Hinweis: „So weit bin ich gekommen – mach was draus!“

Dann geht Nadja an die Arbeit. Sie bringt einen ganz anderen Blick auf den Text mit. Und dabei kann sie genauso pingelig sein wie Franziska, nur liegt ihre Stärke mehr bei der Leserorientierung: Ist der Text sinnvoll aufgebaut? Welche Informationen können raus, weil der Leser sie nicht braucht? Oder umgekehrt: müssen rein? Ist die Sprache zu kompliziert?

Anfangs haben wir noch ausführlich begründet, warum wir etwas im Text ändern, im Änderungen-verfolgen-Modus gearbeitet. Mittlerweile arbeiten wir direkt in die Texte hinein. Auch das spart Zeit. Denn die Feedbackgebende muss nicht erst ausformulieren, was sie meint, und die Feedbacknehmerin es nicht noch umsetzen. Wir vertrauen inzwischen völlig den Fähigkeiten der jeweils anderen. Wenn uns was nicht gefällt, erkennen wir es auch beim abschließenden Durchlesen des gesamten Textes. Und wenn uns eine Änderung nicht auffällt, dann ist sie sowieso gut und kann bleiben.

Dabei gibt es eine Sache, die wir klar geregelt haben: Die allerletzte Feinschliffrunde, also wenn es um Rechtschreibung und Zeichensetzung geht, übernimmt Franziska. Als gelernte Lektorin hat sie einfach den genaueren Blick, entdeckt jedes Leerzeichen zu viel. Und Nadja freut sich, dass sie diese Futzelarbeit nicht übernehmen muss.

Jetzt noch mal Team-Writing Schritt für Schritt:

  1. Schritt: Entwickle deine Grundidee für den Text, z. B. einen Blogartikel. Wenn du und deine Partnerin wollt, dann könnt ihr das auch schon gemeinsam machen. Zu zweit macht das Ganze mehr Spaß und potenziert eure Kreativität. Sammelt eure Einfälle, zum Beispiel in einem Cluster. Dann formuliert ihr Euer Kommunikationsziel, also was ihr mit eurem Text erreichen wollt. Macht euch dabei gleich Gedanken über den Lesernutzen: Was hat der Leser davon, wenn er euren Text liest?
  2. Schritt: Eine übernimmt den ersten Entwurf. Das ist entweder die von euch beiden, die sich leichter damit tut oder die, bei der es zeitlich besser passt. Das kann sogar funktionieren, wenn ihr nicht dasselbe Business teilt. Wer entwirft, fängt mit der groben Struktur an: Dazu am besten überlegen: Welche Fragen haben meine Leser an den Text? Diese Fragen dann nach Wichtigkeit sortieren. Damit hast du schon einen roten Faden. Daran entlang schreibst du flüssig deinen Rohtext: einfach erst einmal den Inhalt aufs Papier. Ohne lange über einzelnen Formulierungen zu brüten!
  3. Schritt: Lies dir den Text einmal durch und korrigiere grobe Schnitzer. Vermeide aber, stundenlang die Absätze hin- und herzuschieben, an den Formulierungen herumzuwerkeln, Das raubt nur Zeit!
  4. Schritt: Loslassen! Jetzt ist die Partnerin dran. Sie hat einen frischen, unbelasteten Blick auf den Text und erkennt Ungereimtheiten, Umständlichkeiten, Stilblüten, Wiederholungen etc. leichter bei einem fremden Text. So sieht die Partnerin sofort, dass die erste Seite richtig stark ist, merkt aber auch, dass die Argumentation auf Seite 2 etwas schwammig wird und hat schon eine Idee, wie sie durch ein bisschen Straffen und Umsortieren das Niveau der ersten Seite erreicht. Ihre Anmerkungen fügt sie mit der Kommentarfunktion ins Textdokument ein. Sprachliche Änderungen oder Rechtschreibkorrekturen macht sie sichtbar.

Ein paar Dinge solltet ihr beachten:

Textkritik ist keine persönliche Kritik: Für viele geht es beim Schreiben ans Eingemachte. Das heißt, Textkritik empfinden viele von uns als persönliche Kritik, als Kritik an unseren Fähigkeiten. Das kratzt am Selbstwertgefühl. Vermutlich liegt das daran, dass wir glauben, schreiben sei mehr Talent als Handwerk. Wenn wir Schreiben als etwas sehen, wofür man Talent braucht, dann verstehen wir die Kritik an unseren Texten als Kritik an uns. Wir können es einfach nicht, kommt dann rüber. Wenn wir Schreiben jedoch als etwas sehen, was wir lernen können, was primär ein Handwerk ist, dann bedeutet Textkritik für uns jedes Mal die Chance, etwas zu lernen.

Gründliches Überarbeiten gehört zu jedem guten Text: Wir sehen von anderen Schreibenden immer nur die bereits überarbeitete Fassung. Wir wissen gar nicht, wie die erste Fassung aussah. Doch jeder Schriftsteller, jede professionelle Autorin holt sich Feedback von anderen, lässt ihren Text lektorieren. Macht euch das bewusst. Einen Text zur Druckreife zu bringen, braucht mehrere Schritte. Und dazu gehört das gründliche Überarbeiten. Es ist also keine Schwäche, wenn jemand euren Text kritisiert – es ist der erste Schritt, um diesen Text zu einem guten, abgabereifen Text zu machen.

Persönliche Eitelkeit zurückstellen: Orientiert euch an der Sache und arbeitet auf den bestmöglichen Text hin. Stellt dabei eure persönliche Eitelkeit zurück. Das war auch für uns, die wir professionell mit Schreiben zu tun haben, am Anfang nicht einfach. Da war die Angst, die andere könnte einen für zu wenig kompetent halten. Aber das haben wir überwunden. Wir haben gesehen, auch die andere schreibt nicht auf Anhieb perfekte Texte. Und wir haben gemerkt: Die andere steht uns wohlwollend gegenüber, will nicht verletzen, sondern helfen, den Text zu dem bestmöglichen Text zu machen.

Feedback heißt auch, die positiven Dinge zu benennen: Darin sind wir hierzulande leider nicht sehr geübt. Das können wir aber lernen, indem wir es einfach bewusst machen. Wenn Ihr also Feedback gebt, fragt euch zuerst: Was gefällt mir an dem Text? Und formuliert es dann so konkret wie möglich. Das führt bei der Autorin zu mehr Vertrauen in die eigenen Fähigkeiten – und lässt sie auch mit Kritik besser umgehen.

Unsere Gastautorinnen:

Nadja Buoyardane. Bild: Julia Schwager

Nadja Buoyardane und Franziska Nauck entwickeln Schreibtrainings und Schulungskonzepte, geben Seminare und Einzelcoaching. Seit rund 15 Jahren arbeiten sie zudem als Texterin/Autorin beziehungsweise Lektorin. In ihren Weiterbildungen kombinieren sie die eigene Schreiberfahrung mit ihrem schreibdidaktischen Wissen. Ihr Schwerpunkt liegt dabei auf dem Schreiben im Beruf. Ihren Klienten vermitteln sie, wie sie klarer, verständlicher und effizienter schreiben können.

 

Franziska Nauck. Bild: Picture People
Franziska Nauck. Bild: Picture People

Kennengelernt haben sich die beiden 2010 während ihres Zusatzstudiums „Schreibberatung“ am Schreibzentrum der Pädagogischen Hochschule in Freiburg. Seit Franziskas Umzug von Berlin nach Frankfurt 2016 schreiben und arbeiten sie im Team. Mehr auf www.business-schreibkurse.de und www.schreibkurs.biz.

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