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Schluss mit Langeweile! Tipps für eine gute Präsentation

Auf den Punkt: Präsentationen. Bild: knallgrün/photocase.de

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Kennst du das auch?  Einer redet, alles schläft. Auch bekannt unter Vortrag mit PowerPoint, gern auch mal „betreutes Lesen“ genannt. Dass es auch anders geht, zeigen viele tolle Videos bei YouTube (zum Beispiel von TED-Konferenzen). Wie auch du gute Präsentationen erstellen kannst, liest du in diesem Artikel.

Bild: knallgrün/photocase.de

5 Grundregeln für eine gute Präsentation:

  1. Lass dich besser nur auf Themen ein, die du inhaltlich auch gut ausfüllen kannst. Es ist zwar wichtig, dass du dir nicht zuuuu viele Gedanken machst, ob du Vortragen kannst oder nicht. Aber Themen, bei denen du dir nicht sicher bist, kosten zu viel Zeit.
  2. Denk an deine Zielgruppe. Deine Präsentation muss anders sein, je nachdem, ob du dich an Jugendliche, ein Fachpublikum oder Studenten wendest.
  3. Bevor du mit einer Präsentationssoftware arbeitest, erstelle einen groben Rahmen deiner Präsentation. Denk dir eine grobe Struktur aus, suche nach Beispielen, Bildern, Geschichten.
  4. Entscheide dich dann für eine Software und/oder andere Präsentationstechniken wie Flipchart, Tafel, Pinboard.
  5. Wenn der grobe Rahmen stehe, übe deine Präsentation. Dabei stellst du schnell fest, was noch nicht passt, wo es hakt etc. Ändere das. Ganz nach dem Motto: „Kill your Darlings!“
  6. Übe, bis es sitzt. Bis du deine Präsentation im Schlaf kannst. 

Auf ein Wort: PowerPoint & Co.

Es geht nicht darum, PowerPoint oder auch eine andere Präsentationssoftware wie Keynote zu verdammen. Im Job wirst du sie oft verwenden (müssen), weil hier bestimmte Vorlagen Pflicht sind. Im Sinne eines Corporate Designs und einer einheitlichen Bildsprache sicher auch sinnvoll. Wenn du aber die Freiheit hast, auch andere Techniken zu verwenden oder an keine Vorlagen gebunden bist, dann löse dich einfach davon.

In diesem Beitrag gibt es ein paar Tipps, wie du eine gute Präsentation aufbaust und diese mit oder trotz PowerPoint anschaulich und lebendig gestalten kannst.

Aufbau deiner Präsentation: der Titel

Meistens musst du sehr bald, nachdem du dich bereit erklärt hast, einen Vortrag zu halten, bereits den Titel und eine kurze Zusammenfassung schicken. Überlege dir genau, welchen Titel du wählst. Die Erfahrung zeigt, dass überraschende, witzige, reißerische Titel besser wirken als so genannte „sichere“ Titel.

Zum Beispiel:

Glückwunsch! Sie haben 100 Prozent Männerquote erreicht (und warum das 2016 immer noch NICHT banal ist)

Hauptsache, du bist glücklich! Was Eltern ihren Kindern wirklich mitgeben sollten

Danke, wir brauchen keine Hilfe! Nur faire Bedingungen. Was Frauen in Unternehmen wirklich weiterhilft

Probiere einfach mal aus, was sich für dich gut anhört. Es hat sich auch bewährt, ein, zwei Varianten aufzuschreiben und diese erst einmal wirken zu lassen. Am besten, Sie besprechen Ihre Idee auch einmal mit einer weiteren Person.

Tipp: Sei lieber mutig als zu zaghaft! Auch ein trockenes Thema kann einen guten Titel haben. Viele trauen sich nicht, einen offensiven Titel zu wählen, weil sie keine Zuschauer verschrecken möchten. Dabei erreichst du mit einem guten Titel viel mehr Zuschauer!

Vorbereitung deiner Präsentation: Informationen einholen

Die Vorbereitung deiner Präsentation ist einer der wichtigsten Punkte. Dafür musst du dir folgende Fragen stellen:

  • Zielgruppe: Wer sind deine Zuhörer? Wirst du vor einem Fachpublikum sprechen? Oder werden hauptsächlich Zuhörer im Publikum sitzen, die sich nicht auskennen? Oder hältst du eine Selbstpräsentation in einem Vorstellungsgespräch?
  • Zeitplanung: Wie viel Zeit steht dir zur Verfügung? Soll es eine Fragerunde zum Abschluss geben oder gibt es zwischendrin die Möglichkeit, Fragen zu stellen? Brauchst du einen Puffer von zirka zehn bis 15 Prozent für die Zuschauerbeteiligung?
  • Technik/Ort: Wie ist der Ort, welche technischen Möglichkeiten gibt es? Vor allem auch: Gibt es einen Ansprechpartner für die Technik vor Ort? Benötigst du einen eigenen Rechner, Adapter? Wie ist die Akustik? Wirst du mit Mikrofon oder Headset arbeiten oder ohne akustische Verstärkung sprechen (müssen)?
  • Mit dem Schlimmsten rechnen: Es gibt nichts, was es nicht gibt. Rechne mit allem! Und baue ein paar Sicherheiten ein.

Vorbereitung deiner Präsentation: Der Aufbau

Um dich mit dem Aufbau deiner Präsentation zu beschäftigen, brauchst du Ruhe. Arbeite zunächst einmal ohne Technik. Schreib dir Stichpunkte auf Post-Its auf. Diese sammelst du erst einmal ohne Begrenzung. Dann geht es an die Dramaturgie.

  • Erzeuge einen Spannungsbogen. Zum Schluss präsentierst du die Lösung: „Kinder kauen heute immer mehr Kaugummi. Damit setzen sie einen Betrag von 12 Millionen Euro um. Jedes Kind kaut jeden Tag bis zu fünf Kaugummis. Das macht im Jahr einen Kaugummiball in der Größe des [Pause] Mount Everest.“ (Keine Garantie für den Wahrheitsgehalt dieser Geschichte…)
  • Du kannst auch die Lösung eines Problems an den Anfang setzen und dann erläutern, wie du dazu gekommen bist: „Die Kaugummiberg – wir haben das Rätsel gelöst!“ Niemand wird von einer echten Lösung ausgehen, man will aber doch wissen, was du herausgefunden hast. (Zu sehr darfst du deine Zuschauer allerdings nicht enttäuschen, du solltest schon eine Lösung anzubieten haben, zumindest eine Arbeitsaufforderung!).
  • Beziehe deine Zuhörer mit ein: Bei einem Vortrag zum Thema „Digitaler Wandel“ kann man zum Beispiel fragen: „Wer von Ihnen hat mit dem Digitalen Wandel zu tun?“ Wenn jetzt nur wenige aufzeigen (Schüler, Studierende), fragen Sie weiter: „Wer hat ein Smartphone? Wer hat schon einmal etwas bei Ebay-Kleinanzeigen ge- oder verkauft?“ Wahrscheinlich gehen jetzt sehr viele Hände nach oben. „Also sind Sie selbst Teil des Wandels! Ich erkläre Ihnen, warum!“
  • Du kannst dein Publikum auch durch Übungen beteiligen. Sehr gut funktioniert das bei Themen, die etwas mit dem Körper zu tun haben wie Körpersprache, Motivation etc.: Bitte einfach jemanden auf die Bühne und demonstriere  effektvoll Auswirkungen nonverbaler Kommunikation.
  • Überlege dir eine Kommunikationsstrategie! Was willst du mit deiner Präsentation erreichen? Ein neues Projekt durchsetzen? Dann sicher dir bereits vorher die Unterstützung deiner Kollegen. Besonders kritische Kollegen beziehst du am besten mit ein, indem du ihnen deine Präsentation vorab zum Feedback gibt à la: „Herr Müller, ich schätze Ihren kritischen Blick ja sehr. Würde es Ihnen etwas ausmachen, hier einmal einen Blick darauf zu werfen. Es geht um die neuen Quartalszahlen für das Change-Projekt.“ Du wirst zwar deine Präsentation kaum mehr wiedererkennen, kannst dir dann aber sicher sein, dass Herr Müller in der Sitzung nicht mehr viel Kritisches sagen wird.

Elemente deiner Präsentation – Folien, Flipchart, Metaplanwand und mehr!

PowerPoint/Keynote: Je nachdem, ob du dich streng nach den Corporate Design-Richtlinien deines Unternehmens richten musst, hast du natürlich mehr oder weniger Möglichkeiten. Hier ein paar Tipps:

  • Illustrationen, Bilder, Symbole: Viele Menschen können mit Bildern mehr anfangen als mit Text. Suche daher nach Bildern mit Symbolkraft, die deine Worte unterstreichen, deine Zuhörer überraschen. Wichtig sind hier die Nutzungsrechte. Die musst du gegebenenfalls erwerben.
  • Grafiken: Auch hier gilt: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – aber nur wenn man es auch gut erkennen kann. Bereite deine Grafiken also leserfreundlich auf.
  • Reduce to the max: Du kannst beim Entwurf deiner Präsentation mit so viel Text starten, wie du möchtest. Doch dann musst du kürzen, am besten nach der 50/50-Methode: 50 Prozent der Wörter streichst du beim ersten Mal, dann wieder 50 Prozent, bis am Ende vielleicht ein Aufruf oder nur ein einzelnes Wort stehen bleibt. Du wirst überrascht sein, mit wie wenig Text du auskommst.
  • Handout: Präsentation ist Präsentation, deine Folien sollten nicht als Handout an dein Publikum gehen. Was sollen die auch mit einzelnen Wörtern anfangen? Daher musst du dir die Arbeit machen, deinen Zuschauern hinterher eine Zusammenfassung zur Verfügung zu stellen, die ausführlicher ist als diese. Hier kannst du auch Literaturangaben, Links etc. einbinden.
  • Schriften: Achte auf eine gut lesbare Schrift. Auch die Größe sollte gut gewählt sein sowie die Abstimmung der einzelnen Elemente aufeinander.
  • Effekte: Effekte wie Verblassen, Einfliegen, Würfel etc. sollten nicht um ihrer selbst willen eingebunden werden. Jeder Effekt sollte einen Zweck erfüllen.

Prezi: Mit der Präsentationssoftware Prezi zu arbeiten, macht sehr viel Spaß. Sie unterscheidet sich in ihrem Ansatz und in der Benutzung doch um einiges von PowerPoint und Keynote.

  • Fliegen durch eine Präsentation: Bei einer „Prezi“ hat man oft den Eindruck, also würde man durch die einzelnen Punkte „fliegen“. Tatsächlich bekommt man zu Beginn ein Bild, bei dem meist eine Aufsicht auf die einzelnen Punkte zu sehen ist, die sich dann im Laufe der Präsentation ergänzen und genauer erläutert werden. Hier einmal ein Beispiel:
  • Die Erstellung einer Prezi-Präsentation ist einfach und vieles erschließt sich automatisch. Für den Anfang kann man auch sehr gut mit den vorgeschlagenen Templates, zum Beispiel diesem hier für den Bereich Sales & Marketing, arbeiten.
  • Es besteht die Möglichkeit, dass du dein Ziel aus den Augen verlierst, weil es so vieles zu entdecken gibt und sehr viele Templates. Achte hier also besonders darauf, dass du dir zu Beginn viel Freiraum lässt, dich hinterher aber traust, rigoros zu streichen.
  • Prezi ist eine webbasierte Software und für den Start reicht auch ein Enjoy-Account. Hier lässt sich bereits einstellen, wer deine Prezis sehen darf. Mehr Möglichkeiten bieten natürlich ein Pro-Account oder eine Account für Teams. Zu den verschiedenen Accounts findest du hier die entsprechenden Informationen. Schüler, Studierende und Lehrende erhalten besondere Konditionen.

Flipchart: Ein Flipchart lässt sich sehr vielfältig einsetzen. Er kann eine gute Ergänzung zu einer PowerPoint-Präsentation sein. Du kannst deine Charts vorbereiten und dann in deiner Veranstaltung zeigen. Oder du schreibst diese „live“, um auf bestimmte Punkte hinzuweisen. Hier ein paar wichtige Tipps:

  • Wenn du das Papier umdrehst, sieht man keine Kästchen. Für dich als Zeichnerin bleiben diese weiterhin zu sehen;-) Oder du nimmst gleich das gute Neuland-Papier*, das ist aus Umweltschutzpapier und hat unsichtbare Kreuzchen.
  • Zeichne einen Rahmen. Das sorgt für einen Kontrast zum weißen Metall des Flipcharts.
  • Arbeite nur mit guten Stiften. Deine Stifte sollten prallvoll mit Tinte sein. So richtig PRALLVOLL! Trainer schwören meist auf Neuland-Stifte**, die allerdings wesentlich teurer als andere sind. Diese Investition lohnt sich allerdings.
  • Weniger ist mehr! Auch hier gilt: Was braucht der Zuhörer wirklich zur Information. Du sprichst ja parallel. Das heißt, wenn du sagst: „Unsere Kosten haben sich im letzten Jahr um [Pause, du schreibst eine große 34 auf den Block] 34 Prozent verringert.“ Du brauchst hier nicht einmal das Prozentzeichen, das hast du ja gerade gesagt.

Metaplanwand/Pinboard: Auch eine Metaplanwand oder ein Pinboard kann eine sehr gute Ergänzung sein oder auch einzeln bei einer Präsentation genutzt werden. Üblicher ist allerdings der Einsatz bei Workshops oder Trainings. Hier nur ein paar einfache Tipps für den Einsatz:

  • Schau, dass es genügend Nadeln gibt.
  • Teste unbedingt, wie leicht oder schwer sich die Nadeln in das Board bekommen lassen.
  • Paketpapier sorgt für mehr Ruhe anstatt des aufdringlichen Blaus, das man normalerweise findet.
  • Stelle das Boards, die Boards an den Platz, den du dir wünschst. Während einer Veranstaltung ist es doch meist recht unhandlich.

Links und Buchtipps:

*KEIN Affiliate-Link. Es ist wirklich einfach fantastisch;-)
** Immer noch kein Werbelink, auch die Stifte sind super.

Ute Blindert ist chronisch neugierig und liebt die Themen Karriere, Arbeitsmarkt und digitaler Wandel. Darüber spricht sie gern mit und vor Menschen. Wenn sie sportlich gut drauf ist, schwimmt sie an die 10 km in der Woche. Was ihr noch fehlt zum Glück: eine perfekte Rollwende.

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